Informujemy, że administratorem Waszych danych osobowych jest Klub Wysokogórski Trójmiasto z siedzibą przy ul. Augustyńskiego 3, 80-819 Gdańsk
Dane osobowe przetwarzamy na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Cel i podstawa przetwarzania Waszych danych osobowych
Wasze dane osobowe uzyskane w trakcie procesu zapisywania się do Klubu przetwarzamy w następujących celach:
- wydawania legitymacji klubowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- zakładania kont (profilu klubowicza) na portalu www.kwtrojmiasto.pl (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- przyjmowania nowych członków klubu przez Zarząd (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- weryfikowania aktualności opłaconych składek (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- zapewnienia komunikacji w celu przekazywania informacji drogą mailową o aktualnych działaniach podejmowanych przez Klub i prowadzenia pozostałej korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- podejmowania działań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem klubowej strony internetowej i systemu informatycznego (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- publikowania imienia i nazwiska w materiałach dotyczących działalności klubu na stronie internetowej, mediach społecznościowych i biuletynach klubowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a),
- wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych np. zgłaszanie danych do Sądu Rejestrowego. Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych będziemy korzystać przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać te dane (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- wystawianie i przechowywanie dokumentów finansowych (np. KP). Z tych danych korzystać będziemy przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Klubu. Obejmuje to w szczególności ustalanie aktualnej liczby członków Klubu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez cały okres istnienia Klubu, nawet w przypadku ustania członkostwa dla realizacji celów statutowych.
Dane potrzebne do realizacji obowiązków prawnych – dane rejestrowe oraz dokumenty finansowe są przechowywane przez czas wymagany przez odpowiednie przepisy.
Które dane należy nam podać?
Podanie danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Waszej zgody ale aby móc zostać członkiem naszego stowarzyszenia, musimy dysponować Waszym imieniem, nazwiskiem, datą urodzenia, adresem zamieszkania i adresem mailowym. Te dane są niezbędne do wystawienia legitymacji klubowej i założenia konta na www.kwtrojmiasto.pl. Do sprawnego komunikowania się potrzebujemy ponadto numeru Waszego telefonu. W przypadku odmowy podania niektórych danych nie będziemy w stanie realizować wobec Was naszych celów statutowych.
Sposób ochrony danych
- dane w formie elektronicznej są przechowywane są w specjalnej przestrzeni z dostępem przydzielanym wyłącznie osobom uprawnionym przez Zarząd Klubu
- dane przechowywane w formie papierowej są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, a dostęp do nich mają tylko osoby uprawnione przez Zarząd Klubu
Uczestnicy konkursów, zawodów i obozów organizowanych przez KW Trójmiasto:
Aby wziąć udział w konkursach, zawodach i obozach organizowanych przez KW Trójmiasto niezbędne jest podanie następujących informacji – imienia, nazwiska, płci, adresu email, daty urodzenia. Każdorazowo uczestnicy podpisują zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników konkursów, zawodów i obozów
Dane przetwarzane są na potrzeby:
- komunikacji z uczestnikami, w szczególności celem wręczenia nagród (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Klubu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Okres przechowywania danych uczestników konkursów, zawodów i obozów
- dane osobowe przechowywane są przez cały czas trwania konkursu, zawodów i obozu
- dane statystyczne przechowywane są przez cały okres istnienia Klubu
Komu przekazujemy Wasze dane?
Wasze dane osobowe nie będą przekazywane żadnym innym podmiotom z wyjątkiem organów nadzorczych (Urząd Miasta Gdańska), organów rejestrowych (KRS) i służb skarbowych jeśli zajdzie taka konieczność. Na podstawie umowy powierzenia danych udostępniamy dane do biura księgowego, firmy hostingowej oraz organizacjom, w których Klub jest zrzeszony.
Wasze prawa
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 osoba, której dane dotyczą ma prawo:
- do żądania od administratora dostępu do swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak też wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- do przenoszenia danych,
- do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku stwierdzenia niezgodnego z Waszą wolą przetwarzania danych
Wszelkie wnioski należy wysyłać na adres mailowy: sekretariat@kwtrojmiasto.pl
